Rimborsi per trasferte: quando non si pagano tasse e quali spese rientrano nell’esenzione

Trasferte, missioni e rimborsi spese: nuove disposizioni fiscali cambiano i confini dell’esenzione. Alcuni dettagli fanno la differenza.

Quando si parla di trasferte di lavoro, uno dei temi che genera più dubbi riguarda la tassazione dei rimborsi spese. Capire cosa rientra nel reddito imponibile e cosa invece resta escluso non è sempre immediato, soprattutto dopo le recenti modifiche normative. Con l’entrata in vigore della Legge di bilancio 2025, il quadro è stato aggiornato e reso più chiaro, grazie anche a una circolare dell’Agenzia delle Entrate che fornisce indicazioni operative precise. Il punto centrale è uno: non tutti i rimborsi riconosciuti ai dipendenti concorrono alla formazione del reddito. Tuttavia, per beneficiare dell’esenzione fiscale, è necessario rispettare alcune condizioni ben definite.

Rimborsi per trasferte: cosa resta fuori dal reddito

In un’ottica di semplificazione, per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale non è più richiesto che la spesa sia documentata esclusivamente da titoli di viaggio rilasciati dal vettore. È sufficiente che i costi siano comprovati e documentati, anche attraverso modalità alternative.

Questo significa che i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto, se adeguatamente giustificati, non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente. Tra le novità più rilevanti rientra il rimborso chilometrico per l’utilizzo dell’automobile privata. Calcolato secondo le tabelle ACI, questo rimborso è ora escluso dalla tassazione anche quando la trasferta avviene all’interno dello stesso comune.

L’esenzione si estende inoltre ai rimborsi per spese di pedaggio e parcheggio, purché siano documentate. Un aspetto importante riguarda la decorrenza: la disciplina si applica anche ai rimborsi erogati nel 2025 relativi a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente, offrendo così una continuità applicativa utile sia ai lavoratori sia ai datori di lavoro.

Un altro capitolo fondamentale riguarda la tracciabilità dei pagamenti. A partire dal 1 gennaio 2025, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato tramite taxi o NCC non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenute con strumenti di pagamento tracciabili. La regola vale sia per le trasferte all’interno del comune sia per quelle fuori dal territorio comunale.

L’obbligo di tracciabilità si applica anche quando il servizio di trasporto viene effettuato tramite piattaforme di mobilità digitale. In questi casi, l’utilizzo di carte, app o altri mezzi tracciabili diventa essenziale per mantenere l’esenzione fiscale del rimborso. Restano invece escluse da questo vincolo le spese di viaggio effettuate con mezzi diversi da taxi e NCC, come autobus, treni, aerei o navi. Allo stesso modo, non è soggetta a tracciabilità l’indennità chilometrica, che continua a seguire una disciplina autonoma.

Per chi viaggia spesso per lavoro, conoscere nel dettaglio cosa documentare e come pagare le spese diventa un elemento chiave per evitare sorprese fiscali e gestire le trasferte con maggiore serenità.